Zwischen Ermahnung und Kündigung – So nutzen Sie eine Abmahnung aufgrund von Fehlverhalten korrekt
In nahezu jedem Betrieb kommt es früher oder später zu Situationen, in denen sich ein Mitarbeiter nicht an seine arbeitsvertraglichen Pflichten hält – sei es durch wiederholtes Zuspätkommen, unangebrachtes Verhalten gegenüber Kollegen oder die Missachtung betrieblicher Anweisungen. In solchen Fällen stellt die Abmahnung ein zentrales arbeitsrechtliches Instrument dar, um Fehlverhalten zu rügen und künftige Verstöße zu vermeiden.
Doch viele Arbeitgeber sind sich unsicher, wann eine Abmahnung rechtlich zulässig ist, wie sie formal korrekt ausgestellt wird und welche Fehler unbedingt vermieden werden sollten.
In diesem Beitrag erhalten Sie einen praxisnahen Überblick über die wichtigsten Aspekte der Abmahnung wegen Fehlverhaltens.
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1. Abmahnung – Was darunter zu verstehen ist
Eine Abmahnung ist ein arbeitsrechtliches Instrument, mit welchem Arbeitgeber Mitarbeitende auf ein arbeitsvertragswidriges Verhalten aufmerksam machen. Das Fehlverhalten wird nicht nur beanstandet, sondern der Arbeitnehmer gleichzeitig aufgefordert, dieses zu unterlassen. Eine Abmahnung enthält auch die Androhung, dass bei erneuter Zuwiderhandlung die Kündigung des Arbeitsverhältnisses droht.
Im Arbeitsrecht hat die Abmahnung also 3 wichtige Funktionen:
- Hinweisfunktion
- Warnfunktion
- Dokumentationsfunktion
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2. Wann eine Abmahnung gerechtfertigt ist
Nicht jedes Fehlverhalten eines Arbeitnehmers rechtfertigt eine Abmahnung. Als Arbeitgeber müssen Sie die Gesamtumstände berücksichtigen und prüfen, bevor Sie eine Abmahnung aussprechen. Wenn Sie vorschnell handeln, können hier erste Fehler entstehen.
Wir nennen Ihnen 3 Praxisbeispiele, in welchen eine Abmahnung unverhältnismäßig ist:
Beispiel 1:
Der Arbeitnehmer erscheint 5 Minuten verspätet zur Arbeit.
In diesem Fall handelt es sich um ein einmaliges, geringfügiges Fehlverhalten.
Beispiel 2:
Aufgrund eines unvorhergesehenen Staus auf dem Fahrweg erreicht der Mitarbeiter den Arbeitsplatz nicht rechtzeitig zum Dienstbeginn.
Sofern der Mitarbeiter nachweislich rechtzeitig zur Arbeit aufgebrochen ist, kann ihm diese Verspätung ebenfalls nicht zur Last gelegt werden.
Beispiel 3:
Sie mahnen den Mitarbeiter aufgrund privater Nutzung eines Diensthandys ab, obwohl dies seit mehreren Jahren bekannt und geduldet ist.
Sofern Sie als Arbeitgeber ein bestimmtes Verhalten dulden, können Sie erst dann abmahnen, wenn Sie die gewünschte Änderung vorab kommuniziert haben.
Sie sehen: nicht jedes Fehlverhalten ist abmahnungsrelevant. Oftmals handelt es sich um Gedankenlosigkeit, äußere, nicht zu vertretende Umstände oder auch unklare Handlungsanweisungen.
Merke: Eine Abmahnung ist nur dann rechtens und angemessen, wenn sie sich auf ein konkretes, arbeitsrechtliches Fehlverhalten des Arbeitnehmers bezieht, welches dieser schuldhaft begangen hat.
Die Abmahnung muss verhältnismäßig sein. Und ganz wichtig: Sie muss zeitnah zum Fehlverhalten ausgesprochen werden.
Als Fachanwalt für Arbeitsrecht empfehle ich Ihnen unbedingt vor Ausspruch einer Abmahnung gegenüber Ihrem Arbeitnehmer ein Gespräch zur Klärung des Vorfalls mit Ihrem Mitarbeitenden zu führen. Sie erlangen so Klarheit, können dadurch die Situation besser einschätzen und laufen nicht Gefahr, die Abmahnung im Ernstfall zurücknehmen zu müssen. Wenn Sie unsicher sind, sollten Sie sich unbedingt durch einen Experten beraten lassen.
Hinweis: Für welche Maßnahmen Sie sich auch entscheiden: es handelt sich immer um eine Änderung bestehender Arbeitsverträge. Die optimalen Voraussetzungen bilden Sie mit der fachlichen Unterstützung durch einen auf Arbeitsrecht spezialisierten Anwalt.
3. Ermahnung, Abmahnung, Kündigung – Die Unterschiede und Anwendungsgebiete
Aus arbeitsrechtlicher Sicht ist es zwingend notwendig, die Begriffe Ermahnung, Abmahnung und Kündigung sauber voneinander abzugrenzen. Form, Funktion und Rechtswirkung sind völlig unterschiedlich.
Praxisbeispiel Ermahnung
Die Ermahnung ist die mildeste Form einer Rüge. Sie beanstanden dadurch ein Fehlverhalten Ihres Mitarbeiters.
Ein Mitarbeiter diskutiert in einem unsachgemäßen Ton im Rahmen eines Meetings mit Kollegen. Er agiert nicht beleidigend oder massiv störend.
Als Arbeitgeber weisen Sie ihn auf sein Fehlverhalten hin und äußern Ihre Erwartung in Bezug auf eine sachliche und höfliche Kommunikation. Sie drohen keine Konsequenzen bei erneutem Fehlverhalten an. Stattdessen führen Sie ein deeskalierendes Mitarbeitergespräch mit Hinweischarakter.
Praxisbeispiel Abmahnung
Die Abmahnung ist die nächste Stufe zur Ermahnung. Sie rügen Ihren Arbeitnehmer formell und beanstanden sein Fehlverhalten mit Hinweis auf arbeitsrechtliche Konsequenzen. Eine Abmahnung hat eine klare Warnfunktion. Sie droht an, dass erneutes Fehlverhalten zur Kündigung führen kann. Die Abmahnung wird der Personalakte beigefügt und dort nach spätestens zwei Jahren entfernt.
Der Mitarbeiter diskutiert erneut mit Kollegen in einem verschärften, unsachgemäßen Ton.
Da es sich um ein erneutes Fehlverhalten handelt und er ihre Anweisungen aus dem Personalgespräch missachtet hat, können Sie ihn abmahnen.
Praxisbeispiel Kündigung
Die Kündigung als letztes arbeitsrechtliches Mittel ist Ihre einseitige Willenserklärung als Arbeitgeber. Bei schwerem Fehlverhalten, persönlicher Ungeeignetheit oder einem Wegfall des Arbeitsplatzes können Sie unter Beachtung der gesetzlichen Rahmenbedingungen das Arbeitsverhältnis mit dem Arbeitnehmer einseitig lösen.
Sie sprechen je nach Kündigungsgrund eine ordentliche oder außerordentliche Kündigung aus. In Abhängigkeit vom Fehlverhalten geht der Kündigung eine Abmahnung voraus. Bei schwerwiegendem Verhalten ist auch eine Kündigung ohne zuvor gehende Abmahnung möglich.
Der Schritt Kündigung sollte in Bezug auf seine Konsequenzen gut überdacht werden. Lassen Sie sich unbedingt rechtlich beraten, um etwaige Streitigkeiten eines Kündigungsschutzprozesses zu vermeiden.
4. Die konkrete Formulierung einer Abmahnung
Eine korrekt formulierte Abmahnung enthält die detaillierte Beschreibung des Fehlverhaltens, die Aufforderung zur Änderung des Verhaltens sowie die Androhung einer Kündigung bei erneutem Fehlverhalten.
Nachfolgend ein Muster:
[Firmenname]
[Adresse]
[Ort, Datum]
An:
[Vor- und Nachname des Mitarbeiters]
[Abteilung / Position]
Betreff: Abmahnung wegen Pflichtverletzung
Hiermit sprechen wir Ihnen eine Abmahnung wegen eines Verstoßes gegen Ihre arbeitsvertraglichen Pflichten aus.
Am [Datum] haben Sie [konkrete Beschreibung des Fehlverhaltens, z. B. „unentschuldigt gefehlt“ / „wiederholt die Arbeitszeit nicht eingehalten“ / „gegen betriebliche Anweisungen verstoßen“]. Dieses Verhalten ist mit Ihren arbeitsvertraglichen Pflichten nicht vereinbar.
Wir fordern Sie ausdrücklich auf, dieses Verhalten künftig zu unterlassen und Ihre arbeitsvertraglichen Pflichten ordnungsgemäß zu erfüllen.
Sollte es erneut zu einem vergleichbaren Pflichtverstoß kommen, behalten wir uns arbeitsrechtliche Konsequenzen bis hin zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausdrücklich vor.
Mit freundlichen Grüßen
[Name des Arbeitgebers / Personalverantwortlichen]
[Position / Abteilung]
[Unterschrift]
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5. Wie ein Fachanwalt für Arbeitsrecht beim Thema Abmahnung unterstützen kann
Abmahnungen sind ein sensibles arbeitsrechtliches Instrument. Sie sollten nie leichtfertig ausgesprochen werden und sie müssen unbedingt rechtlich einwandfrei formuliert, gut begründet und in den richtigen Kontext eingesetzt werden.
Schon kleine Fehler in Aufbau oder Inhalt können dazu führen, dass eine spätere Kündigung unwirksam ist oder arbeitsrechtlich scheitert.
Als Fachanwalt für Arbeitsrecht prüfe ich, ob eine Abmahnung im konkreten Fall zulässig ist, sorge für eine rechtssichere Formulierung und helfe, den gesamten Vorgang sauber zu dokumentieren.
Darüber hinaus berate ich Arbeitgeber strategisch, ob eine Abmahnung überhaupt der richtige Schritt ist – oder ob etwa eine Ermahnung oder eine sofortige Kündigung des Arbeitsverhältnisses sinnvoller wäre. Auch bei wiederholten Pflichtverstößen, komplexen Sachverhalten oder im Umgang mit dem Betriebsrat ist anwaltliche Unterstützung oft entscheidend.
6. Fazit
- Eine Abmahnung ist ein formelles und rechtlich relevantes Instrument zur Rüge von Fehlverhalten
- Sie erfüllt drei zentrale Funktionen: Hinweis, Warnung und Dokumentation
- Nicht jedes Fehlverhalten rechtfertigt eine Abmahnung
- Vor einer Abmahnung sollte immer ein klärendes Gespräch mit dem Mitarbeiter geführt werden.
- Eine Abmahnung muss konkret, nachvollziehbar und formal korrekt verfasst sein
- Fachanwaltliche Beratung schützt vor rechtlichen Risiken und hilft, strategisch richtig zu handeln
- Fehlerhafte Abmahnungen können spätere Kündigungen rechtlich angreifbar machen
7. FAQ
Wann ist eine Abmahnung rechtlich zulässig?
Wenn ein Arbeitnehmer seine arbeitsvertraglichen Pflichten schuldhaft verletzt und das Verhalten nicht nur geringfügig ist. Die Abmahnung muss verhältnismäßig und konkret begründet sein.
Muss ich vor einer Abmahnung immer ein Gespräch führen?
Ein Gespräch ist rechtlich nicht zwingend, wird aber dringend empfohlen. Es kann Missverständnisse klären und hilft, die Verhältnismäßigkeit korrekt einzuschätzen.
Was muss eine wirksame Abmahnung enthalten?
Eine klare Beschreibung des Fehlverhaltens, die Aufforderung zur Verhaltensänderung und die ausdrückliche Androhung arbeitsrechtlicher Konsequenzen im Wiederholungsfall.
Wie viele Abmahnungen sind vor einer Kündigung nötig?
Das hängt vom Einzelfall ab. Bei wiederholtem, gleichartigem Fehlverhalten reicht oft eine Abmahnung. Bei schwerwiegenden Verstößen kann auch eine fristlose Kündigung ohne vorherige Abmahnung möglich sein.
Sollte ich einen Anwalt für Arbeitsrecht bei einer Abmahnung einschalten?
Ja – insbesondere bei sensiblen oder wiederholten Fällen. Ein Fachanwalt prüft Rechtssicherheit, schützt vor formalen Fehlern und unterstützt bei der strategischen Einordnung des Falls.
Bildquellennachweis: © Nika Ray | Canva.com
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