Whistleblowing – Die Rolle interner Meldestellen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz
Whistleblowing, also das Aufdecken von Missständen oder Fehlverhalten innerhalb eines Unternehmens durch Mitarbeiter, hat in den letzten Jahren zunehmend an Bedeutung gewonnen. Mit dem Hinweisgeberschutzgesetz hat die deutsche Regierung die EU-Richtlinie zum Schutz von Whistleblowern und Hinweisgebern in deutsches Recht umgesetzt und damit den geltenden rechtlichen Rahmen geschaffen.
Dieser schützt natürliche Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld dieser Informationen über Verstöße erlangt haben und diese offenlegen wollen vor Benachteiligungen. Ebenso verpflichtet es Unternehmen dazu, geeignete Maßnahmen zur Meldung und Untersuchung solcher Vorfälle einzurichten.
Ein zentraler Bestandteil dieses Gesetzes ist die Einrichtung von Meldestellen, sowohl intern als auch extern. In diesem Beitrag informieren wir Sie über die Unterschiede. Die Bedeutung und Umsetzung der internen Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz und wie ich Sie als Fachanwalt für Arbeitsrecht unterstützen kann, werden wir uns detailliert ansehen.
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Das erwartet Sie:
1. Das Organisationsvertrauen stärken – Die interne Meldestelle
Nach dem Hinweisgeberschutzgesetz sind Betriebe mit mehr als 50 Mitarbeitenden, zu denen auch Auszubildende zählen, verpflichtet, interne Meldestellen einzurichten.
Hinweisgeber sollen in die Lage versetzt werden, nicht den Weg über externe Meldestellen gehen zu müssen, sondern ihre Hinweise direkt beim Unternehmen einreichen zu können. Die durch die Unternehmen bereitgestellten Meldekanäle müssen dafür nicht nur leicht zugänglich, sondern auch transparent gestaltet sein.
Grundsätzlich ist der hinweisgebenden Person jedoch freigestellt, ob sie sich an eine interne oder externe Meldestelle wendet.
Interne Meldestellen haben den Vorteil, dass sie sehr nah an den betroffenen Mitarbeitern und den potenziellen Missständen sind und daher möglicherweise schneller reagieren können. Die Vorteile im Überblick:
- Ein internes Meldesystem stärkt das Vertrauen der Mitarbeiter in die Organisation.
- Melden Mitarbeitende frühzeitig potenzielle Herausforderungen, können diese vor Eskalation behoben werden und somit rechtliche Konsequenzen oder Reputationsschäden vermieden werden.
- Das Unternehmen behält die Kontrolle über den Untersuchungsprozess und kann geeignete Maßnahmen umsetzen.
Unternehmen sind nicht zuletzt im Rahmen des Compliance Managements angehalten, bestmögliche „Anreize“ zu schaffen, dass sich hinweisgebende Personen an die jeweilige interne Meldestelle wenden.
Das kann allerdings auch zu Herausforderungen, wie z.B. der Wahrung der Vertraulichkeit und der Anonymität der Whistleblower sowie der Gefahr von Interessenkonflikten führen.
Nicht nur aus diesem Grund ist eine externe Meldestelle eine zweite Möglichkeit, den Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes gerecht zu werden. Unternehmen müssen ihren Beschäftigten sogar Informationen über die Möglichkeit einer externen Meldung bereitstellen.
Es gilt: Sollten Sie beabsichtigen, einen Verstoß zu melden, steht Ihnen immer die Wahl zwischen der internen und einer externen Meldestelle zu. Wird ein intern gemeldeter Verstoß nicht bearbeitet, steht es Ihnen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz frei, sich zusätzlich an eine externe Meldestelle zu wenden.
2. Unabhängige Experten – Die Beauftragung Dritter mit der internen Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz
Die Beauftragung Dritter ist eine Möglichkeit für Unternehmen, eine unabhängige Stelle zu schaffen, an die Mitarbeiter sich wenden können, um auf Missstände oder Fehlverhalten hinzuweisen.
Achtung: Auch wenn die Meldestelle von externen Personen betreut wird, handelt es sich weiterhin um eine interne Meldestelle gem. §14 Hinweisgeberschutzgesetz.
Unternehmen steht es also frei, geschulte externe Ansprechpartner mit den Aufgaben der internen Meldestelle zu betrauen. Diese Meldestellen können von verschiedenen Organisationen und Personen wie z.B. Anwaltskanzleien oder spezialisierten Dienstleistungsunternehmen betrieben werden.
Interne Meldestellen die von externen Ansprechpartnern betrieben werden, obliegen die gleichen Aufgaben wie intern betreute Meldestellen – Betrieb der Meldekanäle, Überprüfung eingegangener Meldungen auf Stichhaltigkeit sowie das Ergreifen von Folgemaßnahmen. Sie müssen ebenfalls Informationen zu Abhilfemöglichkeiten sowie generell zum Hinweisgeberschutz bereitstellen.
Meine Kanzlei fungiert als interne Meldestelle.
Ich berate Sie zu allen Themen rund um das Hinweisgeberschutzgesetz
Rufen Sie uns an unter 09431 998 00 50 oder schreiben Sie eine Nachricht an mieschala@rechtsanwalt‒mieschala.de.
3. Betrieb einer internen Meldestelle durch externe Beauftragte – Die Vorteile
In der Praxis gibt es immer wieder Fälle, in welchen sich hinweisgebende Personen scheuen, eine interne Meldestelle zu informieren, selbst wenn das anonym erfolgen kann.
Eine interne Meldestelle, die z.B. durch einen Fachanwalt für Arbeitsrecht betreut wird, hat den Vorteil, dass sie objektiv und unparteiisch arbeitet. Da sie kein Bestandteil der Unternehmenskultur ist, bietet sie Whistleblowern und Hinweisgebern einen hohen Grad an Vertraulichkeit und Anonymität und verringert eventuelle Hürden zum Anzeigen von Hinweisen.
Als Arbeitgeber haben Sie auf diesem Weg auch die Möglichkeit, betriebliche Unruhen zu umgehen, insbesondere dann, wenn der Hinweis nicht anonym erfolgt ist.
Als Ihr Dienstleister kümmere ich mich objektiv und unabhängig um die Nachverfolgung und Klärung. Sie vermeiden weiterhin die potentielle Gefahr, dass sich Hinweisgeber an die Öffentlichkeit wenden.
4. Meldung von Verstößen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz – Der Ablauf
Sie sind Hinweisgeber und beabsichtigen die interne Meldestelle über einen vorliegenden Verstoß zu informieren? Es greift nach Hinweisgeberschutzgesetz folgender Verfahrensablauf:
- Meldung in schriftlicher oder mündlicher Form, anonyme Meldungen sind ebenfalls zugelassen
- Bestätigung der eingegangenen Meldung durch die interne Meldestelle (nach spätestens 7 Tagen)
- Prüfung der Stichhaltigkeit des Hinweises z.B. durch Einholen von Auskünften der betroffenen Personen, Unternehmen, Dritten oder Behörden
- ggf. Ergreifen sachgerechter Folgemaßnahmen durch die interne Meldestelle in Zusammenarbeit mit zuständigen Stellen
- Verfahrensabschluss
- Rückmeldung an die hinweisgebende Person (spätestens nach 3 Monaten, bei umfangreichere Bearbeitung nach spätestens 6 Monaten)
5. Was meine Kanzlei für Sie tun kann
Bitte beachten Sie: Setzen Unternehmen die Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes zur Einrichtung einer Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz nicht um, drohen hohe Bußgelder!
Vermeiden Sie Risiken und kontaktieren Sie mich gern! Ihre Vorteile:
- Ich berate Sie zu allen Themen rund um das Hinweisgeberschutzgesetz.
- Meine Kanzlei fungiert als interne Meldestelle, betreibt den Meldekanal und gewährleistet damit die Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes. Sonstige Compliance-Anforderungen werden ebenfalls abgedeckt.
- Hinweisgebende Personen können Verstöße, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit stehen, die eine Ordnungswidrigkeit darstellen oder Verstöße, welche gegen Strafnormen des deutschen Rechts verstoßen sowohl mündlich, schriftlich als auch digital über das Whistleblowing‒Meldeportal melden. Dieses ist auf meiner Webseite hinterlegt.
- Es erfolgt die Sicherstellung der Dokumentationspflichten.
- Die mit dem Meldeverfahren einhergehenden Bestimmungen in den Bereichen Datenschutzgrundverordnung und Bundesdatenschutzgesetz sowie Verschwiegenheit und Geheimhaltung werden umgesetzt und geprüft.
- Gemeldete Verstöße und Verdachtsfälle werden vertrauensvoll bearbeitet.
- Für die Beschäftigten werden alle notwendigen Pflichtinformationen des Hinweisgeberschutzgesetzes zur Verfügung gestellt und der vorgesehene Verfahrensablauf eingehalten.
Haben Sie Fragen oder wünschen Sie einen Termin für ein persönliches Gespräch?
Rufen Sie uns an unter 09431 998 00 50 oder schreiben Sie eine Nachricht an mieschala@rechtsanwalt‒mieschala.de.
6. Das Wichtigste in Kürze
- Whistleblowing, das Aufdecken von Missständen innerhalb von Unternehmen, gewinnt weiter an Bedeutung
- Das Hinweisgeberschutzgesetz setzt die EU-Richtlinie in Deutschland um, schafft Rechtssicherheit und verpflichtet Unternehmen zur Einrichtung von Meldestellen
- Betriebe mit über 50 Mitarbeitern müssen interne Meldestellen einrichten
- Unternehmen müssen leicht zugängliche und transparent gestaltete Meldekanäle bereitstellen
- Interne Meldestellen die von externen Beauftragten betrieben werden, bieten mit unabhängigen geschulten Ansprechpartnern eine Alternative für Whistleblower
- Meldungen können schriftlich, mündlich und anonym erfolgen
- Unternehmen, die die Vorgaben des Gesetzes nicht umsetzen, riskieren hohe Bußgelder
- Kanzleien können als externe Meldestellen fungieren und unterstützen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
7. FAQ
Was ist Whistleblowing und warum ist es relevant?
Whistleblowing bezeichnet das Aufdecken von Missständen oder Fehlverhalten innerhalb eines Unternehmens durch Mitarbeiter. Es trägt dazu bei, Verstöße gegen Gesetze und ethische Standards aufzudecken und anzugehen.
Was regelt das Hinweisgeberschutzgesetz?
Das Hinweisgeberschutzgesetz setzt die EU-Richtlinie zum Schutz von Whistleblowern in Deutschland um. Es schafft Rechtssicherheit für Personen, die Verstöße im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit melden, und verpflichtet Unternehmen zur Einrichtung von Meldestellen.
Welche Verpflichtungen bestehen für Unternehmen im Zusammenhang mit Meldestellen?
Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern, einschließlich Auszubildenden, sind verpflichtet, interne Meldestellen einzurichten. Diese Meldekanäle müssen leicht zugänglich und transparent gestaltet sein.
Warum sollten Mitarbeiter interne Meldestellen nutzen?
Interne Meldestellen stärken das Vertrauen der Mitarbeiter in die Organisation. Frühzeitige Meldungen ermöglichen eine rechtzeitige Behebung von Herausforderungen und helfen, rechtliche Konsequenzen oder Reputationsschäden zu vermeiden.
Welche Rolle spielen externe Meldestellen?
Externe Meldestellen sind unabhängige Stellen, bei denen Mitarbeiter Verstöße oder Missstände melden können. Sie bieten Objektivität, Vertraulichkeit und Anonymität.
Welche Vorteile haben interne Meldestellen, die von externen Beauftragten betrieben werden?
Durch die objektive und unparteiische Arbeit fern der unternehmensinternen Berichtswege und Ansprechpartner bieten sie einen hohen Grad an Vertraulichkeit und Anonymität und verringern eventuelle Hürden zum Anzeigen von Hinweisen.
Wie verläuft der Meldungsablauf?
Meldungen können schriftlich oder mündlich erfolgen, auch anonym. Die externe Meldestelle bestätigt den Eingang innerhalb von 7 Tagen, prüft die Stichhaltigkeit und ergreift bei Bedarf Folgemaßnahmen.
Welche Risiken bestehen für Unternehmen bei Nichtumsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes?
Unternehmen, die die Vorgaben des Gesetzes nicht umsetzen, riskieren hohe Bußgelder. Die Einrichtung von Meldestellen ist gesetzlich vorgeschrieben.
Wie kann ein Fachanwalt für Arbeitsrecht unterstützen?
Kanzleien können als interne Meldestellen fungieren, Unternehmen beraten und dabei helfen, die gesetzlichen Vorgaben erfolgreich umzusetzen. Sie unterstützen bei der Sicherstellung der Dokumentationspflichten und bieten eine vertrauensvolle Bearbeitung von gemeldeten Verstößen.
Über den Autor
Kurt Mieschala ist seit dem Jahr 2000 als selbstständiger Rechtsanwalt in Schwandorf tätig. Er ist Fachanwalt für Arbeitsrecht sowie Fachanwalt für IT-Recht und verfügt über umfangreiche Erfahrung in der rechtlichen Beratung von Unternehmen und Privatpersonen.
Als zertifizierter Datenschutzauditor (DSA–TÜV) und Datenschutzbeauftragter (TÜV SÜD Akademie) berät er zudem umfassend zu datenschutzrechtlichen Fragestellungen. Unternehmen, Arbeitnehmer und Verantwortliche in der IT-Branche vertrauen auf seine rechtssichere und praxisorientierte Beratung, wenn es um Arbeitsrecht, Datenschutz oder IT-Recht geht.
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Rechtsanwalt Kurt Mieschala ist Fachanwalt für Arbeitsrecht und Fachanwalt für IT Recht.
Rechtsanwalt Kurt Mieschala ist außerdem als Datenschutzbeauftragter tätig.
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